Diferența dintre o cerere și un ordin de cumpărare

Convingerea angajaților dvs. să completeze documentele suplimentare atunci când au nevoie de materiale sau consumabile poate fi dificilă, dar punerea în aplicare a unui sistem de achiziții ajută la controlul costurilor și creează o pistă de hârtie atunci când încercați să vă auditați conturile financiare. Cererile de achiziție și comenzile de cumpărare sunt documente esențiale în procesul de achiziționare a articolelor pe care afacerea dvs. trebuie să le opereze, standardizând procesul de comandare intern și extern.

Bacsis

O cerere de achiziție este un formular pe care un departament intern al companiei dvs., cum ar fi camera poștală, îl trimite departamentului de achiziții al companiei dvs. listând articolele pe care dorește să le comande departamentul de achiziții de la un furnizor extern. Odată ce departamentul de achiziții al unei companii a aprobat cererea de achiziție, acesta emite o comandă de cumpărare către furnizorul extern al bunurilor solicitate, inițierea tranzacției de vânzare.

Trimiterea unei cereri de achiziție

O cerere de achiziție este un formular pe care un departament intern al companiei dvs., cum ar fi camera poștală, îl trimite departamentului de achiziții al companiei dvs. listând articolele pe care dorește să le comande departamentul de achiziții de la un furnizor extern. Deși formularele individuale variază în funcție de afacere, cererile de cumpărare necesită în general informații specifice, inclusiv numele departamentului care solicită articolele, numărul exact de articole solicitate, o descriere generală a articolelor, denumirea legală a furnizorului extern obișnuit și prețul așteptat a achiziției. O cerere de achiziție este fie aprobată, fie refuzată de departamentul de achiziții.

Când sunt necesare cerințe?

Pentru achizițiile mici, este adesea o procedură standard pentru departamentele interne să cumpere articole direct de la comercianții cu amănuntul utilizând un card de credit al companiei și să sară peste procesul de rechiziționare a departamentului de achiziții. De obicei, companiile necesită o cerere de achiziție atunci când o achiziție propusă depășește o anumită sumă. De exemplu, Universitatea Tufts necesită o comandă de cerere pentru majoritatea achizițiilor care depășesc 2.000 USD. Alte companii necesită comenzi de rechiziție pentru achiziții mult mai mici. Comenzi de cumpărare

Emiterea comenzilor de cumpărare

Odată ce departamentul de achiziții al unei companii a aprobat cererea de achiziție, acesta emite o comandă de cumpărare către furnizorul extern al bunurilor solicitate, inițierea tranzacției de vânzare. Comenzile de achiziție ar trebui să includă anumite informații, cum ar fi numele biroului de cumpărare, articolele achiziționate, adresa de livrare, condițiile de plată, instrucțiunile de facturare și numărul comenzii de achiziție. Pentru a ajuta la păstrarea evidenței, comenzile de cumpărare au de obicei același număr cu cererea de achiziție asociată. Odată ce furnizorul extern acceptă comanda de cumpărare, acesta devine un contract obligatoriu atât pentru cumpărător, cât și pentru vânzător.

Comenzi de cumpărare pentru tranzacții interne

O cerere de achiziție este un document intern trimis de la un departament la altul care solicită companiei să cumpere articole de la un furnizor extern. De obicei, o comandă de cumpărare este un document extern care se adresează unei părți externe ca parte a unei tranzacții de vânzare. Cu toate acestea, poate fi utilizat și intern. Uneori, un departament al unei companii dorește să cumpere echipamente sau materiale de la alt departament; în astfel de cazuri, multe întreprinderi solicită departamentului de achiziții să depună o comandă de cumpărare interdepartamentală.

Comenzile de cumpărare interdepartamentale pot fi de ajutor biroului financiar sau contabil din întreprinderile mari unde departamentele au bugete de funcționare separate.