Caracteristicile unui sistem de gestionare a informațiilor

Un sistem de gestionare a informațiilor colectează și gestionează datele stocate într-o varietate de formate și le face accesibile persoanelor care au nevoie de ele. Adesea, o afacere mică are nevoie doar să gestioneze documente de birou și foi de calcul și să le pună la dispoziția angajaților. Este posibil ca alții să fie nevoiți să colecteze și să gestioneze informații detaliate despre datele clienților. Alte sisteme de gestionare a informațiilor pun la dispoziția datelor organizații mari sau chiar publicului larg prin intermediul unui site web.

Indiferent de cerințele unei organizații, un bun sistem de gestionare a informațiilor ar trebui să fie capabil să colecteze și să stocheze și să gestioneze date în formatele de care aveți nevoie și să furnizați informațiile necesare pe platformele adecvate persoanelor care au nevoie de acestea.

Înțelegerea sistemelor de gestionare a informațiilor

Mai degrabă decât un singur pachet software, gândiți-vă la un sistem de gestionare a informațiilor ca la un sistem de reguli stabilite de compania dvs. pentru a determina modul în care angajații colectează, stochează și accesează informațiile. Dacă afacerea dvs. folosește în prezent o mulțime de produse diferite care nu comunică între ele, este posibil să aveți nevoie de asistența unui expert, precum un revânzător cu valoare adăugată, pentru a vă integra datele înainte de a putea pune în aplicare un sistem de gestionare a informațiilor.

Informațiile trebuie colectate și stocate

Majoritatea companiilor au informații într-o varietate de formate diferite stocate în mai multe locuri. Unele fișiere pot fi stocate pe un server al companiei, în timp ce altele sunt stocate local pe desktopuri și laptopuri, în timp ce altele sunt stocate în cloud, cu servicii precum Google Drive sau Microsoft OneDrive. Instrumentele specializate, cum ar fi un software de gestionare a relației cu clienții (CRM) sau un software de gestionare a stocurilor, pot păstra informațiile independente de aceste alte sisteme.

Un sistem de gestionare a informației centralizează informațiile, astfel încât acestea să nu fie duplicate în diferite locuri sau în diferite formate, ceea ce duce deseori la versiuni ușor variate ale documentelor, fiind accesibile pentru diferite persoane în diferite momente.

Exemplu : Dacă aveți un software CRM, toate informațiile despre clienți ar trebui să fie stocate acolo și nu duplicate în alte locuri. Documentele și foile de calcul ar trebui să fie fie pe serverul companiei, fie într-o soluție cloud, unde să fie accesibile tuturor, să fie copiate și securizate.

Informațiile trebuie să fie gestionabile

Managerii ar trebui să aibă acces la toate informațiile despre companie solicitate de departamentele lor. Aceștia ar trebui să poată aproba sau refuza modificările aduse documentelor actuale, precum și crearea de documente noi. Datele ar trebui să fie copiate, astfel încât dacă un fișier este șters sau compromis, acesta poate fi restaurat. Accesul la date ar trebui, de asemenea, să fie restricționat, astfel încât numai cei care au nevoie de el să îl poată utiliza.

Exemplu: dacă un angajat modifică o scrisoare standard trimisă clienților, managerul poate revizui și aproba modificarea sau poate readuce documentul la o versiune anterioară. Aceasta este o caracteristică standard în sisteme precum Google Drive, OneDrive și Microsoft SharePoint, în care proprietarii de documente pot aproba sau refuza modificările, precum și să limiteze abilitățile de editare și posibilitatea de a accesa informații anumitor persoane.

Informațiile trebuie să fie accesibile

Pentru unele întreprinderi mici, este necesar să aveți informații accesibile numai pe computerele companiei. Dar astăzi, tot mai multe companii necesită informații pentru a fi accesibile în afara site-ului, precum și pe tablete și smartphone-uri. Acest lucru poate fi realizat făcând informațiile accesibile pe un server web sigur și, în multe cazuri, printr-o aplicație mobilă.

Exemplu: Folosind Microsoft Sharepoint, puteți configura un site web al portalului companiei utilizat numai de angajați. Managerii pot seta fluxuri de lucru pentru proiecte pentru a se asigura că toată lumea contribuie atunci când este necesar. Managerii pot stabili, de asemenea, cerințe de aprobare pentru paginile publicate pe portalul companiei și pot seta permisiuni anumitor angajați sau grupuri pentru a se asigura că modificările sunt efectuate numai de către persoanele autorizate să facă acest lucru. Toată lumea poate accesa informațiile printr-un browser web sau prin intermediul aplicației SharePoint de pe tabletele și smartphone-urile lor.