Cum să vă adresați unui grup prin e-mailuri

Adresarea unui grup de persoane prin e-mail necesită un pic de planificare în avans. În calitate de proprietar de întreprindere mică, trebuie să luați în considerare confidențialitatea destinatarilor dvs., legile care guvernează e-mailul comercial, eticheta necesară în măsura în care se adresează și modul în care le scrieți. Dacă intenționați să trimiteți e-mailuri viitoare aceluiași grup, puteți configura o listă de grupuri în majoritatea clienților, cum ar fi Microsoft Outlook, pentru a o folosi ca listă de distribuție.

Către, CC sau BCC

1

Imaginați-vă că sunteți într-o cameră cu toți cei care vor primi e-mailul de grup. Luați în considerare relația lor cu voi, unii cu alții și miza lor în informațiile pe care le trimiteți.

2

Plasați propriul dvs. nume în câmpul „Către” și plasați numele membrilor grupului în câmpul „BCC” (Blind Carbon Copy) dacă acești indivizi nu sunt deja familiarizați. Toate informațiile introduse în câmpul BCC sunt suprimate, așa că nimeni nu va vedea nume sau adrese de e-mail cu excepția dvs. Acest lucru este adecvat, de exemplu, dacă trimiteți un e-mail către toți clienții dvs. Amintiți-vă că confidențialitatea depășește toate celelalte etichete de e-mail.

3

Introduceți numele tuturor persoanelor cărora vă adresați direct în câmpul „Către”. Acest lucru este adecvat, de exemplu, dacă trimiteți un mesaj tuturor angajaților dvs. despre o modificare a programului de lucru. Văzându-le numele în câmpul „Către” îi informează pe acești angajați că e-mailul este direcționat către fiecare dintre ei.

4

Introduceți numele oricui nu este direct adresat în mesajul dvs., dar care ar trebui să fie informat despre mesaj în câmpul „CC”. De exemplu, dacă trimiteți un mesaj unui client și doriți ca reprezentantul de vânzări să fie păstrat în buclă, ați insera numele reprezentantului de vânzări în câmpul CC.

5

Utilizați câmpul BCC cu discreție atunci când ați inclus pe alții în câmpurile Către sau CC. Acest lucru poate fi adecvat, de exemplu, dacă trimiteți un mesaj unui client și un furnizor sau partener de afaceri a solicitat să fie informat fără ca acesta să știe.

Adresarea destinatarilor

1

Utilizați o salutare generică în prima linie a e-mailului, cum ar fi „Salutări” sau „Bună ziua” atunci când vă adresați mai multor destinatari. Dacă toți destinatarii au aceeași relație cu dvs., adresați-vă în mod egal - de exemplu, „Dragi clienți valoroși” sau „Atenție angajați”. Acesta este un indiciu important pentru destinatari că acesta este un mesaj de grup trimis mai multor persoane.

2

Adresați-vă persoanei din câmpul „Către” după nume, dacă există o singură persoană în acest câmp și altora li se trimit copii. Aceasta informează persoana că e-mailul i se adresează, în timp ce toți ceilalți vor ști imediat că primesc copii.

3

Scrieți mesajul într-un stil adecvat pentru persoana sau persoanele cărora li se adresează, de parcă le-ați vorbi în public în fața celorlalți.

4

Semnați e-mailul așa cum ați face în mod normal pentru comunicările inter-birouri. Dacă vreunul dintre destinatari se află în afara locului dvs. de muncă, utilizați numele complet și numele companiei, precum și adresa și numărul de telefon. Rețineți că actul CAN-SPAM se aplică tuturor e-mailurilor comerciale trimise în afara afacerii dvs.

Crearea unui grup de contacte în Microsoft Outlook

1

Lansați Microsoft Outlook și selectați „Grup de contacte nou” din secțiunea „Nou” din fila Acasă.

2

Tastați un nume pentru grup în câmpul „Nume”. Selectați „Adăugați membri” din grupul „Membri” din fila Grup de contacte.

3

Selectați „Din Agendă Outlook”, „Din Agendă” sau „E-mail nou”, după cum doriți. Pentru a adăuga un nou contact de e-mail, puteți introduce informațiile în caseta de dialog „Adăugați un membru nou”. Pentru celelalte metode, pur și simplu selectați numele din listă.

4

Tastați numele grupului în câmpul „Către”, „CC” sau „BCC” al mesajului dvs. de e-mail.