Exemplu de proces verbal

Procesele-verbale ale întâlnirii nu sunt doar o fișă de înșelăciune a celor spuse la ședința personalului de săptămâna trecută. Procesele-verbale pot fi documente juridice oficiale care reprezintă acțiunea oficială a consiliului de administrație al unei companii sau a conducerii unei entități guvernamentale. Deoarece minutele sunt înregistrarea oficială a activităților comerciale și guvernamentale, merită să le dezvoltăm în mod eficient. Dacă scrieți manual note pe hârtie, vă poate ajuta dacă aveți un formular pre-tipărit, astfel încât să puteți pune informațiile adecvate acolo unde merge. De asemenea, puteți crea un formular pentru computer dacă vă aduceți laptopul sau notebook-ul electronic pe care să le folosiți în timpul întâlnirii.

Informații despre antet

Procesele-verbale includ un antet al datei și locației întâlnirii. Antetul înregistrează cine a fost prezent și care a avut o absență scuzată și identifică în mod obișnuit persoana care a servit ca ofițer de președință și secretar de înregistrare. Întâlnirile care au loc simultan în mai multe locuri - de exemplu, prin videoconferință - înregistrează de obicei prezența în funcție de locație.

EXEMPLU:

Proces-verbal al ședinței consiliului de administrație al companiei A-1 4 mai 2017 Sala consiliului executiv, clădirea sediului central Robert Johnson, președinte și Kyle McGregor, secretar de înregistrare Prezent: R. Johnson, M. Perez, J. Hatoyama, F. Michaels, S. Hawthorne, M. Smith, R. Sandborn, V. Clark

Material introductiv

Procesele verbale încep de obicei cu ora exactă în care ofițerul președinte a convocat ședința pentru a ordona. În majoritatea ședințelor, primele puncte de pe ordinea de zi includ introduceri, observații de la președinte și aprobarea procesului verbal al ședinței anterioare. Captează principalele puncte oferite în timpul remarcilor ofițerului președinte. Dacă membrii au oferit modificări la procesul-verbal al ședinței anterioare, înregistrați modificările cu precizie.

EXEMPLU:

Domnul Johnson a chemat întâlnirea la comandă la ora 14:46 După introduceri informale, Johnson a anunțat că pisica sa a născut recent șase pisoi. La propunerea doamnei Hawthorne, procesul-verbal al ședinței din iulie a fost adoptat cu acordul unanim, cu excepția faptului că cuvântul „camion” din paragraful 15 este lovit și înlocuit cu cuvântul „semi-tractor”.

Agenda consimțământului

Deși fiecare ședință are o structură diferită, ședințele formale - în special pentru grupurile guvernamentale - încep de obicei cu o „agendă de consimțământ”, care este puțin mai mult decât o serie de rapoarte și declarații care nu necesită vot. Agenda consimțământului include adesea corespondență, rapoarte din partea comisiilor și alte materiale destinate doar informațiilor.

Înregistrați punctele majore pentru fiecare punct discutat în timpul agendei de consimțământ, identificând subiectul conversației și orice comentarii majore oferite de membri în timpul discuției deschise.

EXEMPLU:

Doamna Smith a citit în dosar o scrisoare de la XYZ Manufacturing Company datată 4 noiembrie. Scrisoarea a lăudat profesionalismul diviziei de transport în accelerarea unei livrări de produse de înaltă calitate. Domnul Perez, în numele diviziei de transport, a declarat că XYZ a făcut o treabă excelentă de a oferi instrucțiuni detaliate de traseu.

Agenda de afaceri

Agenda de afaceri este locul în care se află acțiunea - partea reuniunii în care membrii dezbat și votează diferite elemente de acțiune. Pentru procesele-verbale oficiale, secretarul trebuie să transcrie moțiunea efectivă votată și numărul efectiv al votului, inclusiv cine a votat pentru și împotriva întrebării. De obicei, secretarul surprinde și un rezumat al dezbaterii, incluzând principalele puncte expuse de fiecare membru care a vorbit.

Din punct de vedere tehnic, nu există un vot pentru „a se abține”. A te abține înseamnă a nu vota deloc. Oamenii care doresc să consemneze că nu sunt nici în favoarea și nici nu se opun unei chestiuni ar trebui să voteze „prezenți” în schimb.

EXEMPLU:

Johnson a deschis discuția cu privire la o factură de la ABC Widgets pentru 21.434,87 USD. Dna Hatoyama a declarat că factura a fost aprobată de comitetul de finanțe săptămâna trecută. Michaels a spus că sprijină munca în curs cu ABC Widgets. Hatoyama s-a mutat pentru aprobarea facturii de la ABC Widgets, Inc., pentru 21.434,87 USD. Doamna Sandborn a detașat. Mișcarea a fost adoptată cu 4-2, cu Hatoyama, Sandborn, Michaels și Smith în favoarea și Perez și Clark s-au opus.

Materiale finale

Cele mai multe minute se termină de obicei cu ora întreruperii ședinței. Procesul-verbal este semnat de către președintele și de secretarul de înregistrare, deși dacă secretarul este membru cu drept de vot al grupului, atunci doar semnătura secretarului este adesea suficientă.

EXEMPLU:

Johnson a amânat ședința la ora 19:14 Următoarea ședință este programată pentru 5 august la ora 15 în sala de consiliu executivă.

Semnat, Robert Johnson, președintele Kyle McGregor, secretar de înregistrare